IkhtisarJabatan ini adalah Melakukan kegiatan penerimaan, pencatatan, dan pendokumentasian dokumen administrasi. Berikut adalah Tugas Pengadministrasi Umum, Tanggung Jawab Pengadministrasi Umum dan Wewenang Pengadministrasi Umum. Peraturan Menteri Riset, Teknologi, Dan Pendidikan Tinggi Nomor 4 Tahun 2018 Tentang Uraian Jabatan Di Kegiatanperencanaan yang dimaksud adalah seperti mengelola dokumen, entry data, penyusunan data-data, dan kegiatan administrasi lain. 3. Pengordinasian. Dalam tugas administrasi sangat penting untuk berkoordinasi dengan baik agar tidak menimbulkan miss komunikasi yang akan membuat segala tugas akan kacau dan tidak terkontrol dengan baik. 4. Laluapa pengertian dari tugas Admin (Administrasi). Pengertian kerja sebagai admin adalah pekerjaan dalam sebuah instansi atau perusahaan yang bersifat administratif atau bersifat teknis ketatausahaan tergantung dari perusahaan dalam bidang tertentu seperti mencakup data entry, filing, membuat pengaturan perjalanan, mengambil pemesanan, dsb Manajeradministrasi memiliki tugas dan kewenangan sebagai berikut. 1) Melakukan pengorganisasian seluruh sumber daya yang ada dalam perusahaan. 2) Membuat perencanaan yang matang dan sesuai dengan tujuan yang telah ditetapkan. 3) Menyusun prosedur, teknis, dan standar operasional kerja (SOP) untuk divisi atau unitnya. Bebankerja yang tidak sedikit harus dibagi secara rata untuk pegawai. Inilah salah satu peran dari administrasi kepegawaian. Jadi, tidak ada pegawai yang kelebihan beban kerja, juga tidak ada pegawai yang memiliki beban kerja sedikit dan banyak menganggur. Baca juga: Jenis-Jenis Tugas Administrasi dalam Perusahaan . Fungsi Administrasi Kepegawaian Sehinggamembutuhkan adanya kesungguh-sungguhan dalam menjalankan segala amanah terkait jabatan yang disandingkan kepada seseorang tersebut. Untuk itu, berikut beberapa jenis urutan posisi jabatan dalam perusahaan: Direksi. Direktur Utama. Bagian Keuangan. Direktur. Bagian Personalia. Manager. Bidang Personalia. 460d. Menganalisis Jabatan, Tugas, dan Uraian Pekerjaan pada Kegiatan AdministrasiSebelum lebih jauh membahas tentang analisis jabatan, tugas dan uraian pekerjaan pada kegiatan administrasi, terlebih dahulu akan kita bahas mengenai organisasi kantor. Organisasi adalah sekumpulan orang yang melakukan kerjasama untuk mencapai tujuan tertentu. Dikatakan sekumpulan orang karena dalam sebuah oranisasi paling tidak terdiri dari dua orang atau lebih. Apabila kita lihat maka organisasi memiliki ciri-ciri sebagai berikutTerdiri dari sekelompok orang dua orang atau lebih Ada kerja sama Ada tujuan bersamaOrganisasi kantor adalah suatu wadah dimana sekelompok orang dua orang atau lebih yang memiliki pemikiran dan tujuan yang sama, sehingga mereka bekerjasama untuk mencapai tujuan kantorPrinsip Organisasi KantorAda beberapa prinsip organisasi kantor agar organisasi kantor bisa berhasil dalam mencapai tujuan, diantaranya adalah Prinsip Perumusan TujuanPrinsip Pembagian KerjaPrinsip Pendelegasian Kekuasaan/WewenangRentang ManajemenTingkat PengawasanKesatuan Perintah dan Tanggung JawabKoordinasiTujuan OrganisasiSetiap organisasi memang harus memiliki tujuan yang jelas serta berbagai hal yang akan dilakukan. Hal tersebut tertuang dalam visi dan misi organisasi. Tujuan organisasi telah dibuat sejak awal organisasi didirikan, karena berkaitan dengan pembagian tugas serta bentuk kerja sama yang akan dilakukan oleh organisasi. Dengan demikian tujuan organisasi adalah poin penting dalam mengoptimalakan sumber daya yang ada OrganisasiBentuk organisasi biasanya dibedakan menururt strukturnya untuk membedakan satu sama lain. Berikut beberapa bentuk organisasi yang biasa kita jumpai yaitu Organisasi garis dan staf. Dalam bentuk ini terdapat dua kelompok yaitu sati kelompok yang melaksanakan tugas pokok organisasi untuk mencapai tujuan dan kelompok lain yang menjalankan pekerjaan sesuai bidang keahliannya. Sehingga pembagian tugas menjadi lebih terarah dan bukan hanya berasal dari pemimpin tertinggi organisasiOrganisasi garis. Bentuk organisasi ini adalah bentuk organisai yang paling sederhana biasanya dengan jumlah anggota yang sedikit, yaitu pimpinan tertinggi dan anggota lainnya yang menjalankan pekerjaan sesuai pembagian yang diberikanOrganisasi fungsional. Bentuk organsasi ini pimpinan sudah membuat pembagian tugas kinerja, sehingga bawahan tinggal menerima perintah atasannya dan bisa jadi menerima beberapa perintah sekaligusOrganisasi komite atau panitia. Bentuk organisasi ini memberikan kekuasaan tertentu serta melakukan rundingan untuk memutuskan berbagai hal berkaitan dengan kegiatan organisasi mencapai tujuannyaJabatan dalam OrganisasiJabatan atau kalau dalam bahasa Inggris disebut dengan occupation merupakan kedudukan seorang karyawan atau pegawai dalam struktur organisasi yang memiliki kemampuan pengetahuan, keterampilan, dan sikap bertanggung jawab dengan fungsi yang spesifik. Jabatan yang biasanya terdapat dalam sebuah organisasi adalahKepala Kantor/Pimpinan Kantor/Direktur KantorManajerialStaf atau Pembantu AhliKepala Personalia atau HRD Kepala Tata Usaha/Kepala AdministrasiTugas dalam organisasiDalam sebuah organisasi terdapat berbagai macam tugas yang dilakukan oleh personil kantor diantaranya adalahMemilah pos, surat, paket kiriman, telepon, pengetikan dokumen, surat menyurat secara offline maupun onlineMemesan persediaan alat tulis kantorMenyapa dan melayani klienMembuat agenda kantorMengentry data perusahaanMengelola buku harianPengertian Analisis JabatanApabila kita telaah, analisis jawabatan berasal dari dua kata yaitu analisis yang memiliki arti yaitu aktivitas berfikir untuk menjabarkan pokok persoalan menjadi bagian, komponen atau unsur serta kemunkinan keterkaitan fungsinya dan jabatan yang memiliki arti sekelompok tugas dan tanggung jawab yang akan, sedang dan telah dikerjakan dalam kurun waktu tertentu oleh tenaga kerja. Dari dua kata analisis dan jabatan tersebut dapat diartikan bahwa analisis jabatan merupakan aktifitas berfikir untuk menjabarkan pokok persoalan pada sekelompok tugas dan tanggung jawab yang akan, sedang dan telah dikerjakan dalam kurun waktu tertentu oleh tenaga kerja. Analisis Jabatan juga dapat diartikan merupakan suatu aktivitas yang dilakukan untuk mengumpulkan data atau informasi secara lengkap dan benar tentang jabatan yang ada dalam suatu perusahaan atau organisasiTujuan Analisis JabatanAnalisis jabatan memiliki tujuan yaitu agar dapat disusunnya uraian tentang jabatan secara lengkap dan akurat termasuk spesifikasi jabatan dan persyaratan yang harus di penuhi oleh calon pemegang jabatan. Analisis jabatan biasanya dilakukan dalam sebuah instansi atau perusahaan sebagai langkah awal dalam proses evaluasi Analisis JabatanSudah barang tentu sebuah instansi atau perusahaan melakukan analisis jabatan untuk mendapatkan berbagai manfaat. Manfaat analisis jabatan diantaranya adalahMemecahkan Sebuah Masalah Tentang KepegawaianPenempatan Posisi Tenaga KerjaSebagai Sarana Promosi JabatanPenambahan Sebuah OrganisasiLangkah-langkah menganalisis jabatanMengkaji organisasi secara menyeluruh termasuk kesesuaian tiap jabatanMenentukan bagaimana informasi dalam organisasi dianalisisPemilihan jabatan-jabatan yang akan dianalisisMengumpulkan data dengan teknik analisis jabatan tertentuMenyiapkan uraian jabatanMenyiapkan spesifikasi jabatanMetode Mengumpulkan Informasi Analisis JabatanUntuk memperolah informasi analisis jabatan dapat dilakukan melalui berbagai cara. Metode yang biasanya digunakan dalam mengumpulkan informasi analisis jabatan adalah Observasi, Wawancara, Angket. Mas Barmawi Staf pengajar di salah satu SMK di Yogyakarta, mengajar pada Jurusan Otomatisasi dan Tata Kelola Perkantoran untuk mata pelajaran Teknologi Perkantoran STRUKTUR ORGANISASI DAN JABATAN BIDANG ADMINISTRASI PERKANTORAN Pengertian Struktur Organisasi Kantor Organisasi adalah sekelompok orang dua atau lebih yang secara formal dipersatukan dalam suatu kerja sama untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan. Sedangkan pengorganisasian adalah fungsi kedua dalam manajemen dan didefinisikan sebagai proses kegiatan penyusunan struktur organisasi sesuai dengan tujuan-tujuan, sumber-sumber, dan lingkungannya. Dengan demikian hasil pengorganisasian adalah struktur organisasi. Umumnya, istilah struktur organisasi digunakan ketika dua orang atau lebih melaksanakan fungsi-fungai tertentu dan perlu untuk mewujudkan tujuan organisasi. Macam-Macam Organisasi Organisasi Politik, yaitu organisasi yang bertugas dalam penyelenggaraan Negara. Contohnya partai politik. Organisasi Bisnis, yaitu organisasi yang bertujuan untuk memperoleh keuntungan dari usaha yang dilakukan usaha bisnis. Organisasi Profesi, yaitu organisasi yang anggotanya terdiri dari orang-orang yang berprofesi sama atau hamper sama untuk menjaga agar profesi mereka selalu dihargai dan dihormati. Contohnya ISI Ikatan Sekretaris Indonesia dan ICMI Ikatan Cendikiawan Muslim Indonesia. Organisasi Sosial, yaitu organisasi yang bertujuan untuk memenuhi kebutuhan social kemasyarakatan. Contohnya organisasi kekeluargaan dalam bidang ekonomi, pendidikan, ilmiah, keindahan dan rekreasi, keagamaan, kesehatan jasmani, dan sebagainya. Prinsip-Prinsip Organisasi Perumusan tujuan yang jelas Pembagian kerja dan pendelegasian kekuasaan Rentang kekuasaan Tingkatan-tingkatan pengawasan Kesatuan perintah dan tanggung jawab Koordinasi Bentuk-Bentuk Organisasi Kantor dan Strukturnya Organisasi Garis/Lini Line Organization Yaitu bentuk organisasi yang menjelaskan bahwa wewenang atasan dan bawahan terhubung langsung secara vertikal. Bentuk organisasi ini lebih bersifat otoriter. Ciri-ciri bentuk organisasi garis/lini itu antara lain Jumlah karyawan sedikit. Organisasi dan spesialisasi kerja masih kecil. Manajer di bawah top manajer hanya sebagai pelaksana. Sarana dan alatnya terbatas. Hubungan atasan dan bawahan bersifat langsung. Pada perusahaan perseorangan, pemilik perusahaan adalah top manajer. Organisasi Garis/Lini dan Staf Line and Staff Organization Yaitu perkembangan dari organisasi garis/lini. Ciri-ciri dari system organisasi lini dan staf diantaranya yaitu Hubungan atasan dan bawahan tidak seluruhnya langsung. Jumlah karyawannya banyak. Organisasi besar. Ada dua kelompok kerja yaitu personel lini dan personel staf. Organisasi Fungsional Functional Organization Dalam organisasi fungsional ini, wewenang dari pimpinan tertinggi dilimpahkan kepada kepala bagian yang mempunyai jabatan fungsional, kemudian dikerjakan oleh pelaksana yang mempunyai keahlian khusus. Ciri-ciri dari bentuk organisasi ini diantaranya yaitu Organisasi kecil. Adanya kelompok kerja staf ahli. Spesialisasi dalam pelaksanaan tugas. Target organisasi jelas dan pasti. Pengawasan ketat. Organisasi Divisional Organisasi ini biasanya diterapkan oleh perusahaan-perusahaan yang sudah berkembang pesat. Organisasi Matriks Yaitu gabungan struktur fungsi dan divisional. Kedua gabungan ini merupakan gabungan terbaik untuk membuat struktur organisasi yang lebih efisien. Namun, ini adalah struktur organisasi yang paling kompleks. Rantai komando divisional dan fungsional diimplementasikan secara simulatan dan saling membebani di dalam departemen yang sama. Jadi, terdapat dua rantai komando, dan beberapa karyawan memberikan laporan pada dua pimpinan/bos. Struktur organisasi matriks digunakan untuk memudahkan pengembangan pelaksanaan beragam program atau proyek. Uraian Tugas dalam Struktur Organisasi Manajer Administrasi Manajer administrasi memiliki tugas yang sekaligus membedakannya dengan tugas manajer kantor, misalnya Merencanakan konsep Melakukan pengaturan Membuat prosedur Membuat keputusan Membuat konsep pengembangan unitnya Mengawasi bawahan Memikul tanggungjawab yang lebih besar Manajer Kantor Manajer kantor adalah pejabat yang berada dalam level lapisan kedua dalam perkantoran. Menurut Mills 1984, manajer kantor memiliki tugas seperti Menjamin sumberdaya kantor Menjamin ketersediaan sumberdaya kantor Menetapkan anggaran guna mengontrol output Menerapkan sistem dan prosedur guna kelangsungan visi dan misi Penyediaan informasi secara efisien Mengatur perekrutan pegawai guna kebutuhan masa depan Menjamin sistem komunikasi yang efektif Menegakkan dan mempertahankan sistem yang formal dan informal untuk kepentingan konsultasi staf yang efektif Menjamin keselamata, kesehatan, dan kesejahteraan karyawan Menjamin pelaksanaan tanggung jawab Namun, menurut The Liang Gie, seorang manajer kantor memiliki tugas yang berkaitan erat dengan kemampuan dasar yang harus dimilikinya seperti Kemampuan memimpin Memiliki latar belakang praktik/pendidikan Kemampuan melatih Kemampuan mengungkapkan diri Kemampuan bersikap terbuka Keingintahuan Kemampuan mengembangkan kreativitas Kemampuan untuk mempertimbangkan dengan akal sehat dan bijaksana Kemampuan menjual gagasan Kemampuan bekerja sama Sabar Supervisor Sekretaris Tingkatan sekretaris sejajar dengan level manajer kantor senior atau supervisor junior. Sumber Dalam sebuah organisasi kantor, pada umumnya tingkat jabatan dapat disimpulkan ke dalam tiga bentuk susunan piramida utama yang menunjukkan kategori tingkat jabatan. Tingkat jabatan tersebut meliputi manajer administratif, manajer kantor, dan supervisor. 1. Manajer Administrasi Manajer administrasi memiliki tugas yang membedakannya dengan tugas manager kantor. Jika dibedakan lebih lanjut berikut ini perbedaan manajer administrasi dan manajer kantor. Merencanakan konsep utama yang harus dilakukan sesuai visi dan misis perusahaan. Kemudian manajer administratif mensosialisasikannya kepada manajer kantor. Melakukan pengorganisasian segenap sumber daya yang ada pada tingkatan tataran yang paling utama. Membuat prosedur, teknis dan standar operasional kerja SOP untuk divisi/unitnya. oleh karenanya, tugas manajer kantor adalah menginformasikan konsep dasar itu kepada stafnya. Membuat keputusan dalam skala internal unitnya masing-masing, sedangkakn manajer kantor tidak dapat memutuskan. Manajer kantor memberikan saran berdasarkan perkembangan data dan sumber informasi lain yang dimilikinya selama di luar dan di dalam perusahaan sehari-hari. Membuat konsep pengembangan unitnya. Sedangkan manajer kantor hanya dapat mengaplikasikannya, Mengawasi setiap bawahan yang berada pada jajaran unitnya masing-masing, mulai dari tingkatan manajer kantor, supervisor hingga staf. Sedangkan manajer kantor hanya mengawasi supervisor dan staf. 2. Manajer Kantor Manajer kantor merupakan pejabat yang berada dalam level kedua dalam perkantoran. Manajer kantor kedudukannya adalah asisten bagi top manajer. Oleh karena itu setiap devisi pasti memiliki penamaan yang sama untuk setiap pejabat seperti manajer pemasaran, manajer keuangan, dan manajer SDM. Adanya tingkat manajer berarti menunjukkan adanya perbedaan hak dan kewajiban di dalam melaksanakan tugasnya masing-masing. Oleh karena itu, ada jenis serangkaian tugas yang mengidikasikan bahwa hal itu merupakan tugas manajer kantor. Tugas manajer kantor bersifat praktisa dan operasional. Sifat tugas tersebut merupakan pengaplikasikan dari segenap konsep/gagasan utama yang telah digariskan oleh manajer administratif. Meskipun demikian, bukan berarti level tersebut berlepas tangan dari bentuk aplikasi konkret yang akan atau telah dilaksanakan oleh manajer kantor. Menurut The Liang Gie, seorang manajer kantor memiliki tugas yang berkaitan erat dengan kemampuan dasar yang harus dimilikinya seperti kemampuan memimpin memiliki latar belakang praktik/pendidikan kemampuan melatih kemampuan mengungkapkan diri kemampuan bersikap terbuka keingintahuan kemampuan mengembangkan kreativitas kemampuan mempertimbangkan dengan akal sehat dan bijaksana kemampuan menjual gagasan kemampuan bekerja sama sabar. 3. Supervisor Menurut Moekijat 1997 tugas supervisor adalah sebagai berikut a. Tugas Pokok memberi perintah guna melaksanakan tugas mengawasi tugas karyawan melatih karyawan memelihara hubungan baik antar karyawan dengan bijak b. Tugas Pengawas dalam hubungannya dengan pekerjaan merencanakan pekerjaan tiap unit kerja mengontrol pekerjaan agar selesai tiap waktu menekankan ketelitian kerja pada karyawan agar efektif dan efisien mengkoordinasikan pekerjaan dengan unit kerja lainnya membagi pekerjaan secara adil dan merata sesuai gaji dan tunjangan yang diberikan mengembangkan metode baru bagi pencapaian produktivitas kerja yang baik c. Tugas pengawas dalam hubungannya dengan bawahan melatih pekerja sehingga mampu menyelesaikan tugas dengan baik mengembangkan sistem magang pendelegasian tanggungjawab mentolerisasi kesalahan bawahan, namun dapat menunjukkan mana dan bagaimana yang benar mendamaikan perselisihan antarkaryawan memberi teguran, pujian, dan hukuman/sanksi menerapkan disiplin kerja d. Tugas pengawas dalam hubungannya dengan atasan meminta daftar rekap absen dan kemudian membuat absen continous form guna aktivitas payroll melaporkan pekerjaan bawahan meminta petunjuk guna penyelesaian konflik yang ada atau meminta saran atas permasalahan yang ada. bertukan pendapat untuk kepentingan bersama e. Tugas penyelia atau pengawas berdasarkan fungsi-fungsi manajemen 1. Perencanaan membuat tujuan organisasi menentukan visi dan misi membuat anggaran membuat daftar kebutuhan alat, bahan dan perlengkapan membuat sistem kerja operasi dan sebagainya 2. Pengorganisasian menentukan tugas spesifik bawahan menentukan koordinasi dan batasan serta hak dan tanggungjawab menentukan langkah kerja menentukan metode kerja menentukan prosedur kerja menentukan sistem kerja mencanangkan etos kerja yang tinggi dan sebagainya 3. Pengarahan memastikan personil yang tepa sesuai kebutuhan jenis pekerjaan memotivasi pekerja memberi petunjuk mana yang salah dan mana yang benar mengembalikan arah yang menyimpang kepada arah yang benar 4. Pengawasan mengontrol anggaran mengontrol standar kerja mengontrol proses mengontrol hasil kerja mengontrol lokasi kerja mengontrol kelayakan alat kerja mengontrol hubungan antarkaryawan dan sebagainya Sumber

pengertian jabatan tugas dan uraian pekerjaan pada kegiatan administrasi